Checkliste bei Schulreisen

Bei Schoolsensations bereiten wir Sie bestens auf Ihre Schulreise vor!

Bei der Planung einer Schulreise ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten. Die Organisation beginnt oft schon ein Jahr vorher. Unsere Checkliste soll Ihnen als hoffentlich wertvolle Planungshilfe einen reibungslosen Ablauf ermöglichen.

Die Checkliste für Lehrer zu Ihrer Schulreise

Etwa 1 Jahr vorher

Wunschtermin und Terminalternativen mit der Schulleitung vereinbaren!
Abstimmung mit der Schulleitung über das Konzept / schulinterne Vorgaben bzw. Reisekosten
Durchführung eines Elternabends: Allgemeines Klassenfahrt-Konzept (bei der Schulleitung) vorstellen – konkrete Dauer, Entfernung, kalkulierte Kosten, mögliche Beispiele besprechen!
Klassengespräch: Vorstellungen der Schüler? Abstimmung; recherchiert Angebote vergleichen, Unterkünfte, Kosten

9 bis 11 Monate vor der Schulreise

Verfassen eines Elternbriefes: Reisedestination, Transportmittel, Unterkunft, geplante Aktivitäten, Termin und Kosten abstimmen. Verbindliche Anmeldung durch erste Anzahlung! Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten (schriftlich) einholen!
Sammeln der Schülerdaten in Form von Listen: Name, Adresse, Reisepass-Kopie, Geburtsdatum, Ansprechpartner, Allergien, Zimmereinteilung für Unterkunft, Einschränkungen bei den Mahlzeiten (Vegetarier, kein Schweinefleisch), Medikamente und andere wichtige Hinweise erfragen
Genehmigung der Schulreise als Schulveranstaltung und Dienstreise für LehrerInnen und BegleiterInnen durch die Schulleitung!
Buchung von Transport (Transfers) & Unterkunft (plus ggf. Reiserücktrittsversicherung)!
Beantragen von Zuschüssen durch schulische bzw. regionale Fördereinrichtungen (bzw. Erasmus+)
Prüfen von Reisepässen / Personalausweisen auf Gültigkeit zum Zeitpunkt der Reise!

5 bis 9 Monate vor der Schulreise

 

Klassenaktivitäten zur Verbesserung der Klassenkasse, z. B. bei Schulfest, Flohmarkt, Schulball;
ggf. Erkundung der Unterkunft und des Zielortes durch LehrerIn bzw. den Veranstalter

1 bis 2 Monate vor der Schulreise

Durchführung eines zweiten Elternabends zusammen mit den Betreuern zur Klärung folgender Themen: Haftung und Aufsicht, Freiheiten und Pflichten der Kinder bzw. Jugendlichen (Ausgang, Sport, etc.), mögliche disziplinarische Maßnahmen ankündigen
Klassengespräch zusammen mit der Begleitperson: Umgangsformen und Regeln während der Schulreise, Tagespläne, Themen mit der Sprachschule für den Sprachkurs besprechen (bei Sprachreise)

2 bis 6 Wochen vor der Schulreise

2. Elternbrief verschicken: Exakte Angaben zur Reise mit Telefonnummer der Unterkunftgeber, Ankunftszeit bei Rückkehr, Informationen über Flugdaten und zu Gepäcksbestimmungen, Wertsachen und Taschengeld!
Im Elternbrief unbedingt enthalten: Schriftliche Einverständniserklärung(en) und Erlaubnis [Genehmigung(en) für] sportliche Aktivitäten betreffend, Informationen über aktuellen Gesundheitsstatus und Nahrungsmittelunverträglichkeit(en), Telefonnummern für Notfallsituation!
4 Wochen vor der Abreise: Letzte Teilzahlung!

2 Wochen vor der Schulreise

Adresse und Telefon der Unterkunft (Gastfamilie / Hotel) bei der Schulleitung hinterlegen, Nummer des Schulleiters im Handy einspeichern!
Erste-Hilfe-Tasche zusammenstellen (lassen)!
WhatsApp- / Kommunikationgruppe mit SchülerInnen erstellen!

Kurz vor der Abfahrt

Buchungsbestätigungen und Kontakte von Transportunternehmen (bzw. Fahrkarten, Flugtickets) und Unterkunft einpacken!
Individuelle wichtige Dokumente einstecken: Einverständniserklärungen und Informationen der Eltern, eigener Ausweis, Jugendherbergsausweis, Geld / möglich: Krankenversicherung für Schüler;
ggf. im Vorfeld einer Sprachreise SPRACHTEST ausfüllen und zeitgerecht übermitteln!
Kurzfristige Änderungen (zB Stornierungen) sofort an Schoolsensations senden!

Während der Reise

  • Schoolsensations (Ihre Organisation) informieren falls unerwartete Probleme auftauchen sollten, die nicht direkt vor Ort gelöst werden können. Wir helfen gleich weiter!

Nach der Reise

  • möglich: Feedback zur Reise und Verbesserungsvorschläge
  • Weiterempfehlungen und zukünftige Reisen anfragen.

Wenn Sie so gut vorbereitet an die Planung der Schulreise gehen, steht der erfolgreichen Reise nun nichts mehr im Wege.

Ihre unverbindliche Anfrage für ihre Schulreise stellen!